ERP成功上線之數據篇二
2015/7/10 17:09:29 點擊：
第一步：搞清楚有哪些數據要準備
我們可以簡單地將ERP實施所要準備的數據分為兩大類：即靜態數據和動態數據，也可稱為基礎數據和事務數據。
靜態數據是指開展業務活動所需要的基礎數據，如物料基本信息、客戶、供應商數據、財務的科目體系等。靜態數據的特點是它在整個數據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態數據的基礎，公司所有業務人員通過調用靜態數據來保持同一數據在整個系統中的惟性。
動態數據是指每筆業務發生時產生的事務處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態數據按照時點來分，又可以分為期初數據和日常數據。其中上線時
點的數據對ERP上線前的數據準備尤其重要，它代表系統在期初上線這樣時間點上，公司動態數據的當前狀態，我們稱其為期初數據（或者稱為初始數據）。期初
數據既包括上線時點所有物料庫存的數量、金額，財務科目的余額，也包括那些未完未結的業務單據，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。
不論是靜態數據還是動態數據，在ERP系統中都必須是惟一的。為了保證數據的惟一性，就要給這些數據編碼。所以，在進行兩大類數據準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是編碼規則。
我們可以將數據的分類和數據準備的先后次序列表如下，并對每項數據設計一個收集表，下發到各部門，摸底調查。
在所有的數據中，物料數據是數量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是
根據物料的某些屬性對物料進行歸類，例如一個機械廠將其物料分為：產品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。所以要首先把工作重
心放在物料數據準備上。
第二步：制定編碼規則和完成基礎數據收集
在明確有哪些數據要準備后，就可以著手編碼了。實際上，數據準備工作中最難的是制定編碼規則，這也是最占用時間的工作。一個考慮周全的編碼體系需要跨部門反復討論。不同的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵詢共同的編碼原則：
1）惟一性
必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。
2) 實用性
編碼體系應當符合企業的業務特點和管理需求，既充分考慮企業發展對信息編碼的需求、又兼顧企業的現狀。要從實用性出發，掌握好編碼的顆粒度，過細的編碼不實用，過粗的編碼不管用。
3) 統一的編碼結構
編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成，統一的編碼結構含意如下：
任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結構。圖示為三段柔性分類碼結構，并且采用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的惟一性。
圖1 分類碼的結構
分類碼各段之間可以具有隸屬關系，構成樹狀結構。
4) 標準化
編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環境的接軌而盡可能與相關國家、行業標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業分類作為行業編碼，郵政編碼作為地區編碼等。
5) 便于ERP系統處理
由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實現，故編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理。
6) 易用性
編碼應盡可能好記易用。所以要在滿足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應盡量避免字母與數字混合，以提高錄入效率。
實際上，編碼問題絕不僅僅是一個技術問題，也不只是ERP實施小組的事情。它牽涉到不同的部門，需要考慮管理現狀、業務特點、歷史數據等方方面面。所以合
理組織人力和安排充足的時間十分重要。一般的做法是在項目實施小組中成立跨職能部門的數據小組，由專人負責，各職能部門的人員都要參加數據小組，視工作難
度和工作量來確定是專職還是兼職參與。
完成編碼規則后，依據編碼規則逐條確定靜態數據和編碼，從而完成整個靜態基礎數據的整理工作。
第三步：期初數據準備和系統上線
有了基礎數據，就有了ERP運行的基礎。但ERP上線后，系統里的數據是不是能夠反映現實情況，就要看期初數據能不能及時準確地錄入系統了。
由于期初數據反映的是上線那個時間點的數據，因此過早準備是沒有意義的，這些事務處理數據都是動態的，每天都在變化。因此完成期初數據準備需要更精密的時間表，通常會這樣安排計劃：
根據ERP項目的實施進度，確認上線時間，并進行項目管控。
在上線之前一個月內進行全面的庫存盤點，并在財務上進行盤盈盤虧處理。盤點時使用新的編碼規則。
要求各業務部門在上線之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據，以減少手工和系統切換的難度，同時也降低日后對賬的工作量。
在上線之前兩周，集中人力將靜態數據導入或者錄入系統。
在上線時點將庫存期初、科目余額和未結單據錄入系統。可視數據量的多少適當提前或者滯后錄入，但要保持系統中的數據與實際情況相符。
在上線后的一個月內，通過核對手工賬和實物，檢查系統數據是否準確，并查出差異所在，進行調整。
談到對賬，這里再多說幾句。由于ERP的系統實現不是簡單的模擬手工作業，因此在系統上線前后，業務處理方式可能會不同，會有一些數據是對不上的。對不上
的原因除了確實賬實不符、賬賬不符外，前后的統計和管理的口徑不一致也是導致數據根本對不上的一個重要原因，畢竟數據的標準都不一樣了。比如為了核算準確
而增加的過渡科目會導致另一些科目余額不一致，雖然這并不影響最終的財務報表。
在處理這類數據的時候，要從理解系統的邏輯關系出發，尋求數據的平衡，懂得哪些應該刪除、哪些應該合并、哪些應該完善。懂得如何取舍是上上功夫。
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