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“工欲善其事,必先利其器”。通過 ERP系統 的實施,一方面,可以固化企業內部控制制度與流程,為企業帶來巨大的管理提升和經濟效益;另一方面,我們也要充分認識到浙江ERP系統自身所帶來的風險。針對這些風險,研究和制定ERP環境下企業的內部控制策略,是商業企業經營管理中重要的一環。實施ERP系統后,企業所遇到的業務風險一般來自4個方面:業務流程、應用架構、數據質量和技術架構。其中,業務流程的轉變對企業內部控制的影響最大,對企業內部管理和財務方面的監控提出了新的要求,這方面的風險特征相比過去發生了根本性的變化。例如,在ERP系統中,通過對手工流程的機器處理,審批處理自動化等,進一步增強了完成各種業務流程的效率。但是,在新的業務執行環境中,這些審批處理自動化方法將改變企業內部原有的一些風險特征,這時相應的內部控制體系就需要重新評估和設計。這樣一來,一方面導致企業所處的內部風險環境發生了變化,過去手工狀態下的控制風險,由于ERP系統的引入而變得更加復雜;另一方面,ERP系統的實施需要對原有的業務流程進行優化和設計,改變了企業的組織結構。值得注意的是,在ERP系統實施過程中,某些二次開發工作會削弱系統中已經設置好的控制,從而產生新的風險,這時必須用手工控制來彌補。
由于不同系統的數據格式可能完全不同,為了實現數據的傳遞,就需要進行一系列的轉換。這就要求針對不同的技術平臺和特點開發不同的接口,這些接口會產生新的控制方面的問題和風險。另一方面,許多企業在實施了ERP系統后,陷入了用戶訪問方面的問題。比如,如果訪問權限開放給不應該擁有訪問權限的個人或團體,它將極大地提高數據遭到破壞的風險。缺乏對這類用戶權限的有效控制,會降低那些敏感交易的安全性。所以,用戶訪問對敏感交易的訪問需要通過有效地控制,例如責權分離的原則加以限制。很少有企業用一個系統將企業所有的數據和流程都管理起來。所以,ERP系統和其他系統之間的接口是實現不同系統間數據互聯互通的必需。如ERP系統與物業管理軟件的聯接、與物業管理財務收費的聯接、與租售軟件的聯接、與電氣抄表系統的聯接等等。這些位于不同系統之間的接口是一個重要的風險區域。
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