實施ERP過程中制度的建立

 

      ERP項目管理最終體現在制度及文字記錄上，正所謂沒有規矩不成方圓，而規矩的建立也有賴于文字的記錄 。下面是有關會議制度、培訓制度、操作制度及問題反饋制度等建議。

1.  會議制度
       ERP實施會議是實施過程中必不可少的一部分，通過ERP的實施會議可以輔助控制整個ERP實施的進度，協調相關人員，討論和解決實施過程中遇到的問題但會議也不可過多過泛，錯誤的時間錯誤地討論了錯誤的內容或許會適得其反。那么會議制度應該包括哪些內容呢？

1.1.  會議的組織制度
1.1.1.  即規定：什么時間在什么地開什么會議由哪些人參加ERP的會議其實主要包括兩種，一種是固定的問題討論總結或匯報會議，另一類是臨時性專為解決某一問題而設的會議。
1.1.2.  對于前者，然應該對會議的議程做出一定的規范。常見的這類會議包括：周/月/季的ERP實施總結會議不同的時間需要不同的人參與，對于部門主管經理每周應參加一到兩次相關議題的協調會議，而對工廠高級管理人員，每兩周一次的總結最好能親自出席ERP的實施。ERP被稱之為一把手工程，但一把手也不一定有太多的時間顧及到，如何有效的利用一把手的時間是個問題。所以會議也不是多多益善，過于密集的會議只會讓人厭煩。同時請注意：會議必須減少不必要的參加人員，以節約時間成本。

1.2.  會議的文件組織
      召開會議也就必須涉及到三種文檔的編寫：會議通知、會議記錄以及由會議討論內容所形成的正規程序文件。切記：任何會議都需要有相關文檔支持，否則就是空談 。

1.3.  會議通知
      會議通知應包括如下內容：什么人何時參加哪類會議，會議主題是什么，主題的簡單介紹讓用戶做到有備而來，同時會議通知也應考慮到該知會哪些領導，讓領導對會議的議程有所了解，并安排相關人員出席。

 
1.4.  會議記錄
      常被忽略的一項會議記錄內容就是簽到。我們參加會議常遇到的問題就是遲到，八鐘開會九鐘到，十鐘開始做報告 ，可因為一個人的問題而耽誤大家的時間，是不合理的。會議簽到是有效防止這類問題的方法之一。會議中討論了什么內容、如何對問題進行分析規劃的、做出了哪些結論這些內容都應該一一說明。

1.5.  會議內容的執行制度
      會議內容的執行也是會議的重要組成部分，會開了卻沒有效果，這樣的會議還會有誰參加？ 除了會議記錄以外，會議的內容也要形成正規的操作指引來指導用戶進行工作同時還應在后續的會議中不斷總結和糾正執行過程中的問題，使之達到預定的目的。和操作手冊不同的是，會議記錄的操作指引是針對某個特定的問題，他規定了該問題的解決方法、參與人員、完成時間以及需要達到的效果，該文檔也常與會議記錄合并為一個文檔。

2.  培訓制度
      對于整個實施的過程來說ERP的實施培訓也是必不可少的，培訓的內容包括規章制度的宣導、ERP理念的宣導一直到ERP操作的指導培訓，可以說培訓貫穿ERP實施的整個過程。什么時間什么人員應該參加哪類培訓，這也是在實施初期需要給以規定的，系統的培訓可以加快整個實施的過程，有效的培訓是ERP實施成功的主要因素之一。
培訓也就會涉及到培訓的文檔，可以將培訓資料分為以下五部分：
2.1.1.  培訓計劃實施前便需要從全局考慮的問題，該如何培訓，如何達到最佳的效果，需要通過哪些步驟，每培訓的目的是什么？
2.1.2.  培訓教材（文字性的說明） 說明文件主要講解培訓中遇到的概念性的問題，比如什么叫ERP、MRP、庫存管制等等，簡潔的文字描述能讓用戶有一個初步的了解培訓教材中也應該包括圖型化的流程說明（即流程圖） ，簡要介紹整個操作過程和步驟。
2.1.3.  培訓教材（演示文件） 可以用Powerpoint制作演示文件，圖形生動，加上說明，才能吸引用戶的注意力 。
2.1.4.  培訓教材（操作演示）屏幕錄像軟件是個極好的工具，對于大部分簡單的操作我們可以把整個操作過程分步驟的錄下來，用戶到了某個步驟不清楚下一步該如何進行時便可以通過該軟件查看----這類教材尤其適合與實施初期的操作指導培訓 。有條件的用戶可以制作這樣的培訓教材。
2.1.5.  培訓記錄。培訓記錄包括培訓的人員、老師、培訓的內容（包括教材資料），

 

3.  實施操作制度(文檔制度)
      這里所說的實施操作制度是指指導系統操作的文件，不同的公司有不同的問題反饋解決方法，這就需要您在實際的工作中予以思考并制定相應的制度。
規章制度的提前制定也有利于對ERP系統的考核。歸納一下，至少應該包括如下幾個部分：

3.1.  文件總綱
3.1.1.  規定系統應該包括哪些文檔，以及文檔的內容和作用
3.2.  系統角色、職權、職責設定文檔
這類文檔主要包括：
3.2.1.  系統授權手冊：說明哪些人需要授權、授予什么權利、作用是什么、由誰批準、由誰執行該操作等。
3.2.2.  系統信息需求手冊：用戶需要哪些報表或需要增加哪些功能時需要填寫哪些文件，文件中同時應解釋報表的格式和作用實際的操作過程中，用戶的需求也是不斷變化的，該文件也可以促使用戶思考要求的合理性。
3.2.3.  故障報告手冊：該手冊中需要記錄發問題時應該如何報告、對已報告問題的記錄、問題登記/解決的時間方法以及導致該問題的原因、預防措施等。
3.2.4.  用戶支持手冊、用戶的培訓記錄 。

3.3.  系統完整性安全性設定文檔
       該部分文件主要介紹系統的日常維護和備份制度，它包括：
3.3.1.  系統日常維護手冊何時檢查系統日志、何時檢查ERP系統狀況（數據流量、數據庫大小、磁盤空間等）。
3.3.2.  系統備份手冊系統備份包括哪些層次，何時進行哪一層次的系統備份，如何備份，如何恢復等同時該文件也給日后的系統升級及故障恢復做了鋪墊。
3.3.3.  系統安裝設定手冊。系統的安裝包括兩部分：服務器端的安裝和客戶端的安裝服務器端的安裝。主要是為了防止萬一系統崩潰時如何從原安裝盤恢復，從原盤的安裝恢復與備份恢復略有不同，而客戶端的安裝則可以屬于日常維護的一部分。
3.3.4.  系統故障處理手冊。發生系統故障時應該如何處理，對于每次的系統故障應給予記錄。大型的ERP系統系統故障處理手冊應按ERP系統、操作系統、硬件系統三大部分進行分類，而硬件系統更應該注明硬件維護/維修/保障服務公司的聯絡方法。

3.4.  系統業務流程
       主要指系統的操作手冊，嚴格意義上講操作手冊包括兩大部分：
3.4.1.  部門級的操作手冊該手冊由各部門自行編寫，主要是結合本部門的實際操作進行編寫。
3.4.2.  全局性的操作手冊該手冊按系統功能模塊進行編寫，同一個系統功能模塊的操作可能會涉及到不同的部門，該文檔必須從全局的角度出發，規定各部門應該如何相互配合。該文件還需要指出交接的程序和表單包括哪些，這是整個文檔中最重要的部分，由項目小組統一編寫。

3.5.  資料的修正程序
      這里把資料的修正程序單獨列出的原因在于錯誤的資料對ERP系統的影響往往及其巨大，比如說系統的參數設置錯誤甚至能導致系統崩潰，而資料與資料間往往相互關聯，牽一發而動全身。對于資料的修正，一般由ERP系統維護人員負責，但對資料的修正必須經過相關人員的簽字確認。該程序包括三大部分：
3.5.1.  系統參數設定的修改該部分主要是指導ERP系統維護人員對ERP系統參數設置的修訂，對這部分參數的修訂影響到的不僅僅是幾個資料，設置錯誤的參數或錯誤的步驟有可能會影響整個系統。對系統參數的修改前，需要對ERP系統進行資料備份。
3.5.2.  模塊參數的修改該部分內容同樣由ERP系統維護人員負責，如對制造模塊的工廠控制或分銷模塊中的采購控制功能的調整。對ERP系統進行流程重組等模塊參數的修改不同于系統參數的修改，文檔中應指明修改后對用戶操作的影響有哪些，操作上應如何調整，完成參數調整后還需要對哪些文檔的操作進行修正等。
3.5.3.  基礎資料的修正基礎資料是指影響到其它模塊/程序運作的資料，如料件資料、倉庫資料、工藝流程資料等等。以料件資料為例，需要修改料件的庫存單位時影響到的就不僅僅是維護料件中的庫存單位，而且包括庫存數據庫存單位為公斤時，庫存資料100表示100公斤，如果將庫存單位更改為克時，庫存資料應該相應的乘以1000。 一般應避免這種與全局有關的資料修改。
3.5.4.  對于維護ERP資料進行業務流程相關操作時出的錯誤，如收錯P/O、開錯生訂單等，該錯誤不影響到其它系統運作時，可以將錯誤的修正流程在部門級的操作手冊中予以說明。

 

4.  問題的反饋制度
      問題的反饋也是ERP實施過程中常遇到的問題，用戶往往在發了問題以后便停留在那不予處理和反映，或者自己嘗試解決，但用戶的權限或能力往往不能達到要求，這樣只能使問題越來越大不同的公司有不同的問題反饋解決方法，這就需要您在實際的工作中予以思考，并制定相應的制度。實際的操作中還有一種比較特殊的問題反饋，即軟件或實施的問題向軟件供貨商的反饋，這類問題的反饋和解決程序也屬于考查供貨商的一部分，實施了ERP系統以后也應規范管理ERP系統人員對ERP系統問題的反饋，不能因故延誤。

 

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