第一節 物料編碼的意義

物料是指凡是要列入計劃、控制庫存、控制成本的物件的統稱。包括所有的原材料、配套件、毛坯、半成品、聯產品、副產品、回收品、需要處理的廢品、包裝材料、說明書、技術文件、合格證、產成品、工藝裝備，甚至可以是能存儲的某些能源。換句話說，物料是計劃的對象、庫存的對象和成本的對象。

物料編碼是以簡短的文字、符號或數字、號碼來代表物料、品名、規格或類別及其他有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數百種或數千、數萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發、驗收、請購、跟隨催、盤點、儲存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼使各部門提高效率、各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：

(1)增進物料資料的準確性

物料的領用、發放、請購、跟催、盤點、儲存、保管、記賬等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數據更加正確。至于一物多名、一名多物或物名錯亂現象不致于發生。

(2)提高物料管理的效率

物料既有系統的排列，用物料代碼代替文字的記錄，各種物料管理事務簡單省事，效率增高。

(3)利于電腦的管理

物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用電腦作更有效的處理，以達到物料管理之效。

(4)減低物料庫存、降低成本

物料代碼有利于物料存量的控制，有利于呆滯廢料的防止，并提高物料管理的工作效率，因此減少資金的積壓，降低成本。

(5)防止各種物料舞弊事件的發生

物料一經編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之。

(6)便于物料的領用

庫存物料均有正確的統一的名稱及規格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發料都十分方便。

第二節 物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

  簡單性、  分類展開性、 完整性、 單一性、  一貫性、 可伸縮性、 組織性、適應電腦管理、 充足性、易記性

一、簡單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數字上應力求簡單明了，這樣可節省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續，并可減少其中的錯誤機會。物料相當單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當復雜時，就要將大分類再加以細分，這種分類展開也稱為多級分類。

二、分類展開性

物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。

需要分類的 項目	第一種分類方法		第二類分類方法		第三類分類方法
1	1	11	0	01	01
2		12		02	02
3		13		03	03
4		14	1	1	04
5		15	2	21	05
6		16		22	06
7	2	21		23	07
8		22	3	3	08
9		23	4	41	09
10		24		42	10
11		25		43	11
12		26	5	5	12
13	3	31	6	61	13
14		32		62	14
15		33		63	15
16		34	7	7	16
17		35	8	8	17
18		36	9	9	18

（表一）

三、完整性

在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產品新物料的產生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產生，即應賦予新的物料編碼，并規定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發現物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性

物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數個物料編碼，或一個物料編碼有數項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區分該物料的三種狀態，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態的物料。

五、一貫性

物料編碼要統一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。

六、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來新產品發展以及產品規格的變更而發生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產生時，就有新物料無號可編的情況。

七、組織性

物料編碼依其編碼的系統，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數據。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應電腦管理

電腦的應用已經比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料編碼所采用的文字、記號或數字，必須有足夠的數量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統被破壞，費時誤事。

十、易記性

在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數字，或賦予暗示及聯想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優秀的物料編碼。

第三節 物料編碼的方法

目前工商企業所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：

1.阿拉伯數字法

2.英文字母法

3.暗示法

4.混合法

一、阿拉伯數字法

阿拉伯數字法，是以阿拉伯數字作為物料編碼的工具，采用以一個或數個阿拉伯數字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準備物料項目與數字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關人員必須經過一段時間的訓練與適應才能運用自如。以阿拉伯數字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：

ü        連續數字編碼法

ü        分級式數字編碼法

ü        區段數字編碼法

ü        國際十進制分類法

1．連續數字編碼法

連續數字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關聯。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應排在一起，現在物料編碼相距如此遙遠，在物料管理、倉儲管理上很不方便。

2．分級式數字編碼法

分級式數字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據次要屬性細分為較次級的類別并編定其號碼，如此已繼續進行下去。在分級式數字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。表二為三種屬性的階級式數字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優點一方面顯示編碼的規律性，一方面達到一物料項目僅有一編碼的目標，其缺點是無用空號太多，一方面顯得浪費累贅，另一方面常導致

 

來    源 （大類）	材     料 （中類）	用     途 （小類）
1 = 自制	1 = 非鐵金屬	1 = 零部件
2 = 外購	2 = 鋼鐵	2 = 包裝用料
3 = 委外加工	3 = 木材	3 = 辦公用品
	4 = 化學品

（表二）

3．區段數字編碼法

    區段數字編碼法介于連續數字編碼法與分級式數字編碼法之間。使用位數較級次式數字編碼法更少，而仍能達到物料編碼的目的。例如有64項，分為5大類，其情形如下：

A類	12項
B類	10項
C類	17項
D類	15項
E類	10項
合計	64項

（表三）

上述情形，如用階級式數字編碼法必須3位數，但如改為區段數字編碼則僅需二位數即可，其情形如下：

類別	分配編碼	剩余備用編碼
A類	12項（01-20）	8項
B類	10項（21-37）	7項
C類	17項（38-61）	7項
D類	15項（62-83）	7項
E類	10項（84-99）	6項

（表四）

4．國際十進分類（U. D. C. ）

這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創，其方法新穎而獨到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學會決定杜威的十進法為基礎，作更進一步發展，其后經眾多數學專家的確究與發展，最后完成所謂國際十進制分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規格。所謂國際十進制分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之數字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之數字為代表，如此進行下去按金字塔形態展開。其情形如下：

6                    應用科學

62．                 工業技術

621．                機械的工業技術

621．8               動力傳動

621．88              挾具

621．882．           螺絲、螺帽

621．882．2          各種小螺絲

621．882．21         金屬用小螺絲

621．882．215        丸螺絲

621．682．215.3      平螺絲

采用國際十進分類的物料編碼，如編碼編至三位數字之后仍須繼續延長時時，即應加以“.”符號以表示劃分，國際十進分類法可無限展開，任何新物料之產生均可插入原有物料編碼之系統而不混淆原有之物料編碼系統，國際十進分類法所能運用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。

二、英文字母法

是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯數字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在我國已經相當普遍，是可用的物料編碼方法。

三、暗示法

暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯想出來。暗示編碼法又可分為：

l         字母暗示法

l         數字暗示法

1.英文字母暗示法：

從物料的英文字母當中，擇取重要且有代表性的一個或數個英文字母（通常取主要文字的第一個字母）做為編碼的號碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進而從暗示中得知該物料為何物。

例如：    

           VC=Variable Capaciter (可變電容器)

IC=Integrated Circuit(集成電路)

SW=Switch(開關)

ST=Steel Tube (鋼管)

BT=BRASS Tuber(黃鋼管)

EP=Ear Phone(耳機)

2.數字暗示法：

    直接以物料的數字為物料編碼的號碼，或將物料的數字依一固定規則而轉換成物料編碼的號碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數字的暗示中得悉該物料為何物。

物料編碼代表的意義：

例1：     ××   ×   ×××   ××   ××

              ——   —   ———   ——   ——

               類    小類   形式    長度   厚度

例2：電阻值的編碼

編碼	電阻值
005	0.5Ω
050	5Ω
100	10Ω
101	100Ω
102	1000Ω
103	10,000Ω
104	100,000Ω
105	1,000,000Ω

（表五）

例3：鋼筋直徑的編碼

編號	鋼筋直徑
12	12mm
16	16mm
19	19mm
25	25mm

（表六）

例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經（限于軸經20mm至200mm）mm數的五分之一。

編碼	軸徑
05	25mm
06	30mm
07	35mm

（表七）

四、混合法

混合法物料編碼系聯合使用英文字母與阿拉伯數字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進制元或其它方式編阿拉伯數字號碼。這種物料編碼方法較十進制元采用符號較多，故有不少企業樂于采用此種方法。

例如： M=金屬物料

MB=螺栓、螺絲及帽

MBI=帶帽螺栓

MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-9=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽

 

 

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